Sudah 2 minggu terakhir ini suasana kantor menghangat. Beberapa teman jadi saling bersitegang dan mempertanyakan kebijakan internal yang kurang bijak dari lembaga yang mempromosikan kebijakan ...bijak berbasis bukti.
Bahkan hari ini, terpaksa harus membantu teman melawan kebijakan dengan menghadirkan kembali salah satu pembantu lama yang dicintainya "office 2010" dan memarkir pembantu baru "office 365" diruang kosong dalam harddisk laptopnya (permintaan untuk memecat pembantu baru terpaksa tidak bisa dikabulkan karena saya bukanlah otoritas pembuat kebijakan)
Sumpah serapah dan kecurigaan akan adanya permainan dalam kebijakan menghadirkan "office365", yang powerful dengan fitur berbagi dan kerja bersama, sebagai pembantu baru jadi mewarnai beberapa hari terakhir ini. Mulai dari lemot, email yang tidak sampai, tampilan berbeda, tidak sesuai kebutuhan, laptop yang "hang", never ending synchronization, fitur yang rumit dan masih banyak lainnya.
Tak kalah seru pembelaan dari para pengawal kebijakan ini, mulai dari kulkas (baca Random Access Memory/RAM) yang terlalu kecil, rumah (baca laptop) yang sudah tua atau typenya tidak sesuai sehingga pembantu baru "office365" tidak bisa bekerja optimal. Untunglah alasan majikan (pengguna laptop) yang bolot sehingga majikannya yang harus diganti belum terucap walaupun mungkin sudah terfikirkan ....
Bahkan hari ini, terpaksa harus membantu teman melawan kebijakan dengan menghadirkan kembali salah satu pembantu lama yang dicintainya "office 2010" dan memarkir pembantu baru "office 365" diruang kosong dalam harddisk laptopnya (permintaan untuk memecat pembantu baru terpaksa tidak bisa dikabulkan karena saya bukanlah otoritas pembuat kebijakan)
Sumpah serapah dan kecurigaan akan adanya permainan dalam kebijakan menghadirkan "office365", yang powerful dengan fitur berbagi dan kerja bersama, sebagai pembantu baru jadi mewarnai beberapa hari terakhir ini. Mulai dari lemot, email yang tidak sampai, tampilan berbeda, tidak sesuai kebutuhan, laptop yang "hang", never ending synchronization, fitur yang rumit dan masih banyak lainnya.
Tak kalah seru pembelaan dari para pengawal kebijakan ini, mulai dari kulkas (baca Random Access Memory/RAM) yang terlalu kecil, rumah (baca laptop) yang sudah tua atau typenya tidak sesuai sehingga pembantu baru "office365" tidak bisa bekerja optimal. Untunglah alasan majikan (pengguna laptop) yang bolot sehingga majikannya yang harus diganti belum terucap walaupun mungkin sudah terfikirkan ....
Pembantu permanen “office2010” warisan dari tempat kerjaku sebelumnya di rumah sederhana (baca laptop low-end) milik pribadi juga terkena imbasnya. Tanpa komunikasi apapun langsung dipecat dan diganti pembantu baru “office365” yang cuma berstatus sebagai karyawan kontrak 1 tahun dibayarin kantor (cloud application with annual fee).
Sempat meradang juga tetapi untunglah rumah dinas baru nan mewah (laptop kantor core i7) yang tersedia dengan cepat dan fasilitas instalasi gratis pembantu lama di rumah sederhana milik pribadi bisa diberikan sehingga mampu meredam kekesalan…..
Dibalik semua kekisruhan ini, jadi teringat mata kuliah System Analyst & Design, dan IT Project Management Book of Knowledge dari para dosen yang S1-S3 nya atas biaya Negara di negeri matahari terbit serta kehebatan manajemen perubahan ala Bidan Hety di Puskesmas Waepena – Ngada yang hanya mengandalkan logika, ketulusan dan pengalaman lapangan.
- “Perubahan system IT disebuah lembaga tidaklah hanya sekedar un-install system lama dan install yang baru”, kata para dosen.
- Ada kultur/budaya penggunaan system yang harus di assess terlebih dahulu variasinya sehingga bisa di minimalisir dampak shock culture dari new system maupun ketika proses transisi perubahan. Jelas sekali pada kasus ini, hal tersebut kurang diperhatikan, bahkan sosialisasi tujuan, proses dan berbagai kemungkinan gangguan hampir tidak ada sama sekali. Sehingga wajarlah jika resistensinya cukup tinggi.
- Belum lagi mayoritas pengguna tidak mengaplikasikan perawatan dasar system berbasis windows OS seperti disk clean-up, defrag harddisk dan registry, selected system updates, dan lainnya. Padahal ada beberapa aplikasi gratis seperti www.glarysoft.com yang lebih dari cukup untuk daily maintenance.
- Hampir seluruh email account juga menggunakan exchange server (file email dengan extention .ost) yang menaruh beban besar di server dibanding individual laptop/pc. Sehingga proses migrasi berjalan sangat lambat dan mengganggu traffic email yang ada, dan cara-cara yang lebih elegan agar migrasi berjalan lebih smooth tidak terlihat dilakukan
- Ada struktur system lebih besar (struktur komunikasi misalnya) yang secara otomatis juga akan terdampak dan harus juga diperhitungkan dengan baik agar transisi perubahan tidak banyak mengganggu, khususnya ketika masa transisi. Pada kasus ini, rasanya pemicu keluhan terbanyak adalah karena terganggunya system komunikasi elektronik yang dialami banyak pengguna.
- Ada infrastruktur hardware (laptop/pc), jaringan dan tentu pengguna yang juga perlu diperhatikan dengan seksama sehingga isu kompatibilitas dan kapasitas bisa diantisipasi sejak awal.
- Sedangkan jika kita mau belajar dari Bidan Hety dipedalaman sana, maka modal awal yang mendasar dari gerakan perubahan adalah:
- Perubahan itu harus datangya dari hati, sehingga menggugah hati semua pihak yang harus terlibat adalah langkah pertama. Komunikasi yang baik tentang tujuan dan proses serta manfaatnya buat setiap individu menjadi hal pertama dan utama yang seharusnya dilakukan
- Perubahan itu harus direncanakan tahapannya dan diperhitungkan dampak-dampak yang mungkin saja muncul beserta antisipasi tebaiknya.
- Perubahan itu harus dilakukan secara bersama-sama, tidak bisa hanya pimpinan saja sendirian, sehingga yang terpenting adalah bagaimana mengajak semua pihak sepakat dulu untuk berubah
Semoga pengalaman seperti ini tidak harus terulang terus menerus dan semua pihak bisa saling belajar untuk hidup yang lebih baik dan bermanfaat
