Bikin Dashboard dengan SAP Dashboard Builder

Terlepas dari cara mengajar dosennya yang kurang sreg dihati, mata kuliah Decision Support System telah membuka cakrawala berfikir yang baru. Walaupun selama ini konsep pemodelan, prediksi dan asumsi bukanlah barang asing buatku sebagai seorang praktisi HIV epidemi modeling, tetapi mempraktekannya dari sudut pandang bisnis yang profit oriented benar-benar menambah pengetahuan. Oleh karena itu, ketika mendapat tugas pengganti Ujian Tengah Semester untuk membuat dashboard dengan aplikasi yang paling baik yang bisa ditemukan, maka aku menanggapinya lebih dari sekedar tugas kuliah untuk mendapatkan nilai saja.

Hampir seminggu terakhir disetiap kesempatan yang ada, aku selalu berselancar di internet mencari-cari aplikasi yang benar-benar bisa kufahami dan bermanfaat lebih dari sekedar menyelesaikan tugas kuliah. Karena aplikasi yang direkomendasikan sang dosen menurutku tidak aplikatif dan sulit difahami (mungkin juga karena keterbatasanku). Dan akhirnya kudapatkan juga sebuah aplikasi yang versi trial-nya lumayan lama dan bisa full functional yaitu SAP Dashboard Builder. Nah bagi yang ingin mencobanya, silahkan saja cobain langkah – langkah dibawah ini, semoga bisa bermanfaat.

Gambar	Keterangan Gambar
	Download & Instalasi SAP Dashboard Builder 1. Download aplikasi SAP Dashboard Builder di http://www.sap.com/solutions/sap-crystal-solutions/dashboards-visualization/sapcrystaldashboard-starter/index.epx 2. Isikan informasi yang diminta untuk mendapatkan instalation key code 3. Extract file instalasi dan Instal aplikasi
	Membuat file excel untuk Dashboard 1.  Buat data yang akan dimasukan dalam dashboard dengan lembar kerja excel seperti gambar 2 disamping Agar dashboard bisa melakukan simulasi maka: a.     Pada cell B3 isikan formula =C3*(1+D3) b.    Pada cell B4 isikan formula =B3*D4, begitu juga cell B6, B8, B9 dan B13 c.     Pada cell B5 =B3-B4 d.    Pada cell B7 =B5-B6 e.     Pada cell B10 =B7-B8-B9 f.      Pada cell B12 =B10+B11 g.     Pada cell B14 =B12-B13
	Memulai SAP Dashboard 1.  Klik logo SAP Dashboard dan akan muncul tampilan sepert Gambar 3 2.  Klik Blank Model untuk memulai membuat dashboard 3.  Maka akan muncul tampilan Start page seperti gambar 4, dimana a.     Berisi daftar component dashboard yang tersedia b.    Adalah canvas untuk menampung Component Dashboard yang akan dibuat c.     Adalah Lembar Kerja Excel untuk menyimpan data dashboard yang akan kita buat d.    Adalah property dari Component dashboard yang kita pilih Copy data dari lembar kerja excel yang sudah kita buat diatas dan paste kedalam lembar kerja excel di start page, seperti terlihat pada Gambar 4
	Membuat Canvas 1.  Memilih jenis Canvas yang akan digunakan a.     Klik List b.    Pilih Component Tab Sheet, kemudian c.     Drag and drop ke  Canvas d.    Pada bagian tab klik tanda “+” untuk menambah sheet baru e.     Beri nama Tab Sheet pertama “Tabel Laporan & Simulasi” dan Tab Sheet kedua “Grafik Simulasi Atur lebar dan panjang Canvas sesuai dengan tabel data yang akan ditampilkan
	Mengisi Tab Sheet “Tabel Laporan & Simulasi” 1.  Memasukan Component untuk menampilkan tabel data ke Canvas a.     Pilih Component Spreadsheet Table  dari List Component, kemudian b.    Drag and drop ke Canvas 2. Menghubungkan Spreadsheet Table Component di Canvas dengan tabel di lembar kerja excel c.     Pada bagian Property, pilih General d.    Isikan pada Display  Data alamat tabel data di lembar kerja excel. Dalam hal ini alamatnya adalah Sheet1!$A$1:$C$14
	Membuat Component Gauge (meteran) 1. Memasukan Component gauge untuk menampilkan variabel Pertumbuhan Penjualan ke Canvas a.     Pilih Component Gauge3  dari List Component b.    Drag and drop ke Canvas 2.       Menghubungkan Component Gauge3 di Canvas dengan variabel pertumbuhan penjualan c.     Pada bagian Property, pilih General d.    Isikan pada Display  Data alamat variabel pertumbuhan penjualan di lembar kerja excel (Sheet1!$D$3), dan ketikan “Pertumbuhan Penjualan” di bagian Title e.     Pilih Manual pada Scale dan isikan minimum unit = 0.01 dan maksimum unit = 0.5 untuk membuat simulasi pertumbuhan penjualan antara 1% - 50% f.      Klik Appearance dan pastikan Show Text dan Title dipilih g.     Klik Allerts, tick box Enable Alerts, As percent of Max Value, Enable auto colors, High value are good, dan semua pilihan dibawah Alert Location untuk menampilkan distribusi warna  pada Gauge h.    Setelah selesai klik Preview dan cobalah naik turunkan Gauge. Jika sudah benar maka angka-angka dalam tabel data tahun 2012 akan berubah sesuai dengan perubahan pertumbuhan penjualan. Klik Preview  untuk kembali ke layar design
	Membuat Component Horizontal Slider 1. Memasukan Component Slider untuk menampilkan % Penjualan Kembali ke Canvas a.     Pilih Component Horizontal Slider  dari List Component b.    Drag and drop ke Canvas 2.     Menghubungkan Component Horizontal Slider di Canvas dengan variabel Penjualan Kembali c.     Pada bagian Property, pilih General d.    Isikan pada Display  Data alamat variabel penjualan kembali di lembar kerja excel (Sheet1!$A$4) e.     Pilih Manual pada Scale dan isikan minimum unit = 0.01 dan maksimum unit = 0.2 untuk membuat simulasi penjualan kembali antara 1% - 20% f.      Klik Appearance dan pastikan Show Title dan Value dipilih dan position Left untuk Title serta Right untuk Value g.     Klik Allerts, tick box Enable Alerts, As percent of Max Value, Enable auto colors, Low value are good, dan semua pilihan dibawah Alert Location untuk menampilkan Slider warna  pada Horisontal Slider h.    Setelah selesai klik Preview dan cobalah ubah posisi slider dengan menggeser ke kanan dan ke kiri. Jika sudah benar maka angka-angka dalam tabel data tahun 2012 akan berubah sesuai dengan perubahan % penjualan kembali. i.      Klik Preview  untuk kembali ke layar design Ulangi langkah diatas untuk menampilkan % Harga Pokok, Biaya Operasional, Biaya Umum dan Beban Bunga
	Membuat Grafik Simulasi 1.       Memasukan Component Horizontal Progress Bar untuk menampilkan data Penjualan Bruto ke Canvas a.     Klik tab Grafik Simulasi di Canvas b.    Pilih Component Horizontal Progress Bar dari List Component c.     Drag and drop ke Canvas 2.       Menghubungkan Component Horizontal Progress Bar di Canvas dengan variabel Penjualan Bruto d.    Pada bagian Property, pilih General e.     Isikan pada Display  Data alamat variabel penjualan bruto di lembar kerja excel (Sheet1!$B$3) dan Title (Sheet1!$A$3) f.      Pilih Manual pada Scale dan isikan minimum unit = 0 dan maksimum unit = 20.000 untuk membuat simulasi penjualan bruto g.     Klik Appearance dan pastikan Show Title dan Value dipilih dan position Left untuk Title serta Top Center untuk Value h.    Klik Allerts, tick box Enable Alerts, As percent of Max Value, Enable auto colors, High value are good, dan semua pilihan dibawah Alert Location untuk menampilkan Slider warna  pada Horisontal Slider i.      Setelah selesai klik Preview dan cobalah ubah Gauge Pertumbuah Penjualan . Jika sudah benar maka Slider akan berubah sesuai dengan perubahan % Pertumbuhan Penjualan. j.      Klik Preview  untuk kembali ke layar design Ulangi langkah diatas untuk menampilkan Horizontal Progress Bar data Penjualan Kembali, Harga Pokok Penjualan, Biaya Operasional, Biaya Umum, Keuntungan Kotor, Beban Bunga, dan Pendapatan Bersih
	Membuat Judul Dashboard dan File SWF PDF/Word a.       Pilih Component Rectangle dari Component list b.       Drag and drop ke Canvas c.       Pilih Component Label dari Component List d.       Drag and drop ke Canvas e.       Masukan Text di Label Property f.  Klik Logo file PDF atau Word untuk menghasilkan Dashboard interaktif dalam file PDF atau Word

Tampilan dashboard dengan simulasi pertumbuhan penjualan tahun 2012 sebesar 7% dan persentase beban biaya yang sama dengan tahun 2011

Tampilan dashboard dengan simulasi pertumbuhan penjualan tahun 2012 sebesar 15% dan persentase beban biaya yang sama dengan tahun 2011 kecuali Harga Pokok Penjualan yang menurun dari 45% menjadi 20%

Continue reading →

Kinerja = Rc x C x E x V x Pf x Rw

Bincang-bincang sore dengan teman dari Papua yang sedang menyelesaikan S2 di FKM-UI tentang Performance atau Kinerja KPAD didaerahnya membuat saya tergugah untuk melihat kembali referensi lama yang masih sangat relevan. Referensi berjudul "Managing Performance Managing People" yang ditulis oleh M Ainsworth, N Smith dan A Millership mengatakan bahwa kinerja bisa digambarkan dengan rumus P = Rc x C x E x V x Pf x Rw

Dimana P sendiri bisa berarti Productivity, Performance atau Perhaps yang dalam bahasa kita sering disebut sebagai Kinerjaseharusnya didefinisikan dan diukur secara tepat. Apakah P = Produktivitas (dapat dihitung secara kuantitatif), atau P = Performance yang biasanya merupakan perubahan perilaku/sistem (seharusnya bisa dinilai secara kuantitatif maupun kualitatif), ataukah P = Perhaps yang mengandalkan penilaian yang subjektif. Ditempat kerja saya sekarang, penilaian subjektif tersebut menggunakan istilah keren "well-informed expert judgement". Apapun itu namanya, pada dasarnya kinerja harus bisa diukur.

Sedangkan Rc (Role clear) yang bisa kita bahasakan sebagai Kejelasan peran, merupakan variabel tentang seberapa baik orang secara sendiri-sendiri dan kolektif, mengetahui apa yg diharafkan dari dirinya serta seberapa baik mereka tahu bagaimana dirinya berperan dalam gambaran organisasi.

Variabel C (Competence) atau Kompetensi, merupakan variabel yang bisa kita gambarkan dengan pertanyaan apakah orang memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk melakukan apa yang diharapkan?. Biasanya pertanyaan tersebut dilanjutkan dengan apakah masih ada kemampuan yang kurang untuk menghasilkan kinerja?, serta keterampilan dan pengetahuan apa lagi yang dibutuhkan sekarang dan dimasa depan?

E (Environment) atau Lingkungan merupakan variabel berikutnya yang menjadi bagian dari kinerja. Ada 3 elemen lingkungan yang harus kondusif agar seseorang bisa melakukan hal-hal yang dituntut dalam buku tersebut, yaitu :

1. Lingkungan fisik yang bisa berupa alat-alat dan kondisi fisik tempat kerja yang dibutuhkan.

2. Lingkungan manusia yang merupakan faktor kelompok seperti kecocokan, kekompakan tim dan kepemimpinan.

3. Organisasi yang bisa berarti kejelasan struktur, sistem, alir komunikasi dan kultur tempat kerja.

Selanjutnya variabel V (value) atau nilai-nilai, dimana untuk menggambarkannya secara praktis, buku tersebut menggunakan pertanyaan apakah secara umum orang bisa menerima bahwa apa yang diminta agar mereka lakukan, dan apa yang dilakukan organisasi tidak salah.

Pf (preference) atau kesesuaian, bisa digambarkan sebagai orang secara umum menyukai pekerjaan yang mereka lakukan lahir batin karena pekerjaan tersebut bisa menimbulkan kepuasan individu, keleluasaan manajemen waktu bekerja dan pengembangan bakat.

Sedangkan Rw (reward) atau penghargaaan dapat digambarkan dengan pertanyaan apakah orang diberikan penghargaan/imbalan yang tepat dan sesuai dengan harapannya, kinerjanya, motif individualnya, dan kebutuhannya akan umpan balik?. Imbalan bisa secara: eksplisit (hal-hal yg diberikan/dikatakan manajer atau organisasi), ataupun intrinsik pada pekerjaan (secara langsung memberikan penghargaan pada motif individu).

Perlu diperhatikan dari rumus tersebut adalah tanda x (perkalian) yang menghubungkan antar variabel, dimana hal ini mengindikasikan bahwa semua variabel sama pentingnya. Sehingga jika 1 saja variabel diberi nilai 0 (nol), maka setinggi apapun nilai variabel lainnya, kinerja secara keseluruhan bisa menjadi 0 juga. Lantas bagaimana kinerja kita saat ini bila secara jujur kita coba gunakan rumus ini? Mudah-mudahan tidak sampai 0 ya……

Continue reading →

Ayo Perjelas Peran Kita

Satu hal yang paling membekas dari diskusi tentang strategi komunikasi kemarin sore adalah tidak jelasnya peran sebagian besar staf ditempat saya bekerja. Parahnya lagi, ketidakjelasan peran tersebut belum terdeteksi sebagai suatu masalah oleh sebagian besar staff, walaupun dampak dan gejalanya sudah dirasakan oleh hampir semua orang. Sehingga apa yang di ungkapkan Awaloedin Djamin yaitu“Jangan heran kalau melihat banyak pegawai yang menganggur di kantor-kantor. Itu bukan karena malas, tetapi karena batas kewenangan dan tanggung jawabnya tak pernah jelas”, menjadi sangat relevan dengan keadaan yang kami sedang alami sekarang. Bahkan di kantor kami sekarang, jauh lebih sibuk dengan “food plan” (merencanakan makanan untuk di makan bersama) di banding dengan “work plan” ……

Beberapa referensi yang pernah saya baca, selalu menempatkan kejelasan peran menjadi prasyarat pertama dan salah satu yang utama untuk mencapai kinerja/performance individu dan organisasi yang diinginkan, diharapkan dan seharusnya dihasilkan. Sayangnya banyak orang atau lembaga seringkali tidak melakukan upaya untuk memperjelas perannya sendiri atau peran orang-orang didalam organisasinya sehingga tidak jarang mengalami kinerja yang buruk, tidak bisa diukur kinerjanya, frustasi dalam menjalani pekerjaannya atau tidak peduli lagi dengan pekerjaannya asalkan gajian lancar setiap bulan dan naik gaji setiap tahunnya. Padahal seseorang hanya mungkin dapat melaksanakan pekerjaannya secara efektif dan menghasilkan kinerja yang diharapkan, jika mereka telah mengetahui secara pasti tentang perannya. Menutup mata untuk memperjelas peran bisa seperti menyimpan bom waktu yang mungkin meledak setiap saat.

Di dalam kehidupan sehari-hari, istilah peran mengandung pengertian adanya sekumpulan perilaku yang harus atau “sepantasnya” atau “diharapkan” dilakukan oleh seseorang. Sedangkan dalam sebuah organisasi, Miftah Thoha, merumuskan peran sebagai “seperangkat tugas, wewenang, hak, kewajiban dan tanggung jawab yang lazimnya dalam suatu organisasi dijabarkan dalam uraian pekerjaan/job description. Dari beberapa referensi yang pernah saya baca menurut teori setiap orang sesungguhnya memiliki 3 peran, yaitu:

1. Peran yang seharusnya dijalankan

2. Peran yang orang pikir sedang mereka jalankan

3. Peran yang sungguh mereka sedang jalankan

Nah, dalam lingkungan organisasi yang baik biasanya berbagai upaya dilakukan untuk meminimalisir perbedaan diantara ketiganya. Beberapa hal yang sering dilakukan oleh organisasi dalam memperjelas peran orang-orang didalamnya dan mungkin bisa anda coba praktekan adalah:

1. Membuat uraian pekerjaan/job description

Job description adalah salah satu upaya untuk menjelaskan peran seseorang dari luar orang itu, yaitu organisasi. Sayangnya di tempat kami (mudah-mudahan tidak terjadi ditempat lain ya), JD tersebut tidak diikuti dengan upaya membangun adanya kemampuan dan kemauan untuk mengerti akan peran yang didudukinya. Kemampuan mengerti berarti kemampuan untuk memahami atau mengetahui isi dari job description yang telah ditetapkan oleh organisasi, sedangkan kemauan mengerti artinya secara mental seseorang mau menerima perannya itu, yaitu adanya kecocokan antara harapan pribadinya terhadap peran yang diberikan kepadanya.

Padahal seseorang yang dapat memahami perannya dan menerima perannya, tentu akan secara konsekuen melaksanakan semua tugas yang melekat pada perannya itu dengan sebaik-baiknya. Tugas bukan dipandang sebagai beban yang memberatkan atau menjemukan, melainkan merupakan suatu tantangan yang menarik untuk diselesaikan dan mungkin akan menimbulkan suatu kepuasan diri jika dapat menyelesaikannya.

2. Menetapkan sasaran yang saling disepakati adalah upaya berikutnya yang juga banyak dilakukan oleh organisasi termasuk tempat saya bekerja saat ini, yang melakukan penetapan target tahunan setiap individu. Sayangnya paktek tersebut menjadi terasa seperti formalitas saja karena tidak diikuti sinkronisasi target antar individu sehingga belum bisa mengurangi gap peran nomor 2 (Peran yang orang pikir sedang mereka jalankan). Padahal gap tersebut sangat krusial dalam berorganisasi.

Dalam situasi seperti ini, kita sebenarnya bisa mencoba membuat:

a. Daftar 4 atau 5 peran atau pekerjaan terpenting secara berurutan,

b. Daftar hasil akhir utama yang dituntut dari pekerjaan, dan

c. Orang/unit terpenting secara berurutan yang berinteraksi dengan kita

Kemudian kita minta atasan dan kolega kita membuat daftar yang sama untuk peran kita lalu bandingkan dan lihatlah apa yang anda dapatkan ……

Selain itu kita juga bisa melakukan diskusi informal dengan atasan dan kolega serta sesering mungkin untuk memperjelas peran kita jika organisasi tempat kita bekerja tidak memfasilitasi agar hal ini terjadi

3. Latihan klarifikasi peran, biasanya cara ini dilakukan oleh konsultan-konsultan HR untuk membantu sebuah organisasi meningkatkan kinerjanya karena uraian pekerjaan formal seringkali tidak sesuai dengan harapan masing-masing orang, oleh karena itu pembagian peran sebaiknya dibicarakan bersama. Dalam latihan ini biasanya dibahas misi organisasi, kepada siapa organisasi harus melaporkan hasil kerjanya?, kewenangan apa yang dipunyai organisasi?, apakah anggota kelompok setuju pada pembagian pekerjaan?, dan apakah peran masing-masing anggota kelompok tidak bertentangan atau tumpang tindih satu sama lainnya?

Pada dasarnya setiap anggota tim memerlukan pengetahuan tentang apa yang dimainkan oleh dirinya dan diri anggota lainnya. Berdiskusi dengan tujuan menjernihkan atau mengklarifikasikan peran masing-masing anggota merupakan agenda penting untuk memulai kerja dalam tim.

4. Pertukaran pandangan dan kebutuhan. Pada akhirnya saya memilih untuk menggunakan pendekatan ini untuk sedikit memperjelas dan meminimalisir perbedaan dari 3 peran yang harus saya jalankan, karena selain lebih praktis, juga paling feasible untuk kondisi yang sedang saya hadapi. Teknisnya, saya hanya menanyakan hal dibawah ini kepada atasan saya dan menyusun kembali rencana kerja saya berdasarkan tanggapan darinya. Ketiga pertanyaan yang saya diskusikan adalah:

a. Sesuatu yang anda lebih inginkan dari apa yang saya lakukan (karena akan membantu anda) adalah ……..

b. Sesuatu yang anda ingin saya terus lakukan seperti saat ini karena bermanfaat bagi anda

c. Sesuatu yang kurang anda sukai dari apa yang saya lakukan krn anda tidak membutuhkannya, atau malah menghambat anda

d. Sesuatu yang anda ingin agar saya mulai tawarkan atau lakukan karena anda akan menilainya bermanfaat

Ide pertanyaan tersebut saya ambil dari buku managing performance is managing people dan ternyata cukup bermanfaat untuk memperjelas sebagian peran saya sebagai individu disebuah tim yang sedang mencari bentuk terbaiknya. Walaupun demikian cara ini jelas tidak membantu anggota tim lainnya memahami peran mereka dan juga peran saya sehingga masih banyak yang perlu dilakukan untuk memperjelas peran. Mudah-mudahan teman-teman lebih beruntung dalam hal ke 3 peran yang harus dijalankan dan mau berbagi tips dan triknya…….

Continue reading →