Satu hal yang paling membekas dari diskusi tentang strategi komunikasi kemarin sore adalah tidak jelasnya peran sebagian besar staf ditempat saya bekerja. Parahnya lagi, ketidakjelasan peran tersebut belum terdeteksi sebagai suatu masalah oleh sebagian besar staff, walaupun dampak dan gejalanya sudah dirasakan oleh hampir semua orang. Sehingga apa yang di ungkapkan Awaloedin Djamin yaitu“Jangan heran kalau melihat banyak pegawai yang menganggur di kantor-kantor. Itu bukan karena malas, tetapi karena batas kewenangan dan tanggung jawabnya tak pernah jelas”, menjadi sangat relevan dengan keadaan yang kami sedang alami sekarang. Bahkan di kantor kami sekarang, jauh lebih sibuk dengan “food plan” (merencanakan makanan untuk di makan bersama) di banding dengan “work plan” ……
Beberapa referensi yang pernah saya baca, selalu menempatkan kejelasan peran menjadi prasyarat pertama dan salah satu yang utama untuk mencapai kinerja/performance individu dan organisasi yang diinginkan, diharapkan dan seharusnya dihasilkan. Sayangnya banyak orang atau lembaga seringkali tidak melakukan upaya untuk memperjelas perannya sendiri atau peran orang-orang didalam organisasinya sehingga tidak jarang mengalami kinerja yang buruk, tidak bisa diukur kinerjanya, frustasi dalam menjalani pekerjaannya atau tidak peduli lagi dengan pekerjaannya asalkan gajian lancar setiap bulan dan naik gaji setiap tahunnya. Padahal seseorang hanya mungkin dapat melaksanakan pekerjaannya secara efektif dan menghasilkan kinerja yang diharapkan, jika mereka telah mengetahui secara pasti tentang perannya. Menutup mata untuk memperjelas peran bisa seperti menyimpan bom waktu yang mungkin meledak setiap saat.
Di dalam kehidupan sehari-hari, istilah peran mengandung pengertian adanya sekumpulan perilaku yang harus atau “sepantasnya” atau “diharapkan” dilakukan oleh seseorang. Sedangkan dalam sebuah organisasi, Miftah Thoha, merumuskan peran sebagai “seperangkat tugas, wewenang, hak, kewajiban dan tanggung jawab yang lazimnya dalam suatu organisasi dijabarkan dalam uraian pekerjaan/job description. Dari beberapa referensi yang pernah saya baca menurut teori setiap orang sesungguhnya memiliki 3 peran, yaitu:
1. Peran yang seharusnya dijalankan
2. Peran yang orang pikir sedang mereka jalankan
3. Peran yang sungguh mereka sedang jalankan
Nah, dalam lingkungan organisasi yang baik biasanya berbagai upaya dilakukan untuk meminimalisir perbedaan diantara ketiganya. Beberapa hal yang sering dilakukan oleh organisasi dalam memperjelas peran orang-orang didalamnya dan mungkin bisa anda coba praktekan adalah:
1. Membuat uraian pekerjaan/job description
Job description adalah salah satu upaya untuk menjelaskan peran seseorang dari luar orang itu, yaitu organisasi. Sayangnya di tempat kami (mudah-mudahan tidak terjadi ditempat lain ya), JD tersebut tidak diikuti dengan upaya membangun adanya kemampuan dan kemauan untuk mengerti akan peran yang didudukinya. Kemampuan mengerti berarti kemampuan untuk memahami atau mengetahui isi dari job description yang telah ditetapkan oleh organisasi, sedangkan kemauan mengerti artinya secara mental seseorang mau menerima perannya itu, yaitu adanya kecocokan antara harapan pribadinya terhadap peran yang diberikan kepadanya.
Padahal seseorang yang dapat memahami perannya dan menerima perannya, tentu akan secara konsekuen melaksanakan semua tugas yang melekat pada perannya itu dengan sebaik-baiknya. Tugas bukan dipandang sebagai beban yang memberatkan atau menjemukan, melainkan merupakan suatu tantangan yang menarik untuk diselesaikan dan mungkin akan menimbulkan suatu kepuasan diri jika dapat menyelesaikannya.
2. Menetapkan sasaran yang saling disepakati adalah upaya berikutnya yang juga banyak dilakukan oleh organisasi termasuk tempat saya bekerja saat ini, yang melakukan penetapan target tahunan setiap individu. Sayangnya paktek tersebut menjadi terasa seperti formalitas saja karena tidak diikuti sinkronisasi target antar individu sehingga belum bisa mengurangi gap peran nomor 2 (Peran yang orang pikir sedang mereka jalankan). Padahal gap tersebut sangat krusial dalam berorganisasi.
Dalam situasi seperti ini, kita sebenarnya bisa mencoba membuat:
a. Daftar 4 atau 5 peran atau pekerjaan terpenting secara berurutan,
b. Daftar hasil akhir utama yang dituntut dari pekerjaan, dan
c. Orang/unit terpenting secara berurutan yang berinteraksi dengan kita
Kemudian kita minta atasan dan kolega kita membuat daftar yang sama untuk peran kita lalu bandingkan dan lihatlah apa yang anda dapatkan ……
Selain itu kita juga bisa melakukan diskusi informal dengan atasan dan kolega serta sesering mungkin untuk memperjelas peran kita jika organisasi tempat kita bekerja tidak memfasilitasi agar hal ini terjadi
3. Latihan klarifikasi peran, biasanya cara ini dilakukan oleh konsultan-konsultan HR untuk membantu sebuah organisasi meningkatkan kinerjanya karena uraian pekerjaan formal seringkali tidak sesuai dengan harapan masing-masing orang, oleh karena itu pembagian peran sebaiknya dibicarakan bersama. Dalam latihan ini biasanya dibahas misi organisasi, kepada siapa organisasi harus melaporkan hasil kerjanya?, kewenangan apa yang dipunyai organisasi?, apakah anggota kelompok setuju pada pembagian pekerjaan?, dan apakah peran masing-masing anggota kelompok tidak bertentangan atau tumpang tindih satu sama lainnya?
Pada dasarnya setiap anggota tim memerlukan pengetahuan tentang apa yang dimainkan oleh dirinya dan diri anggota lainnya. Berdiskusi dengan tujuan menjernihkan atau mengklarifikasikan peran masing-masing anggota merupakan agenda penting untuk memulai kerja dalam tim.
4. Pertukaran pandangan dan kebutuhan. Pada akhirnya saya memilih untuk menggunakan pendekatan ini untuk sedikit memperjelas dan meminimalisir perbedaan dari 3 peran yang harus saya jalankan, karena selain lebih praktis, juga paling feasible untuk kondisi yang sedang saya hadapi. Teknisnya, saya hanya menanyakan hal dibawah ini kepada atasan saya dan menyusun kembali rencana kerja saya berdasarkan tanggapan darinya. Ketiga pertanyaan yang saya diskusikan adalah:
a. Sesuatu yang anda lebih inginkan dari apa yang saya lakukan (karena akan membantu anda) adalah ……..
b. Sesuatu yang anda ingin saya terus lakukan seperti saat ini karena bermanfaat bagi anda
c. Sesuatu yang kurang anda sukai dari apa yang saya lakukan krn anda tidak membutuhkannya, atau malah menghambat anda
d. Sesuatu yang anda ingin agar saya mulai tawarkan atau lakukan karena anda akan menilainya bermanfaat
Ide pertanyaan tersebut saya ambil dari buku managing performance is managing people dan ternyata cukup bermanfaat untuk memperjelas sebagian peran saya sebagai individu disebuah tim yang sedang mencari bentuk terbaiknya. Walaupun demikian cara ini jelas tidak membantu anggota tim lainnya memahami peran mereka dan juga peran saya sehingga masih banyak yang perlu dilakukan untuk memperjelas peran. Mudah-mudahan teman-teman lebih beruntung dalam hal ke 3 peran yang harus dijalankan dan mau berbagi tips dan triknya…….
